Модуль CompanyMedia «Судебные дела»
Краткое описание
Эта разработка полностью выполнена сотрудниками нашей компании.
Модуль CompanyMedia «Судебные дела» позволяет:
- Упорядочить работу сотрудников с делами и документами, исключить дублирование дел;
- Cократить время поиска хронологической информации по необходимому судебному делу;
- Предоставить обобщающую информацию контролирующим органам;
В модуле реализованы следующие основные функции:
- Формирование запроса на создание карточки судебного дела сотрудниками Администрации и сотрудниками исполнительных органов власти(ИОГВ);
- Регистрация карточек судебных дел;
- Объединение судебных дел в одно дело при заведении дублирующего в разных ИОГВ
- Формирование карточек документов дела в виде комплекта всех документов по делу
- Формирование карточек событий по судебному делу
- Просмотр документов Судебного дела в соответствии с правами доступа
- Хранение хронологической информации по ведению дел
- Поиск документов по всем делам в соответствии с правами доступа
- Предоставление обобщающей информации в виде отчетов для контролирующих органов
Формирование запроса на создание карточки судебного дела сотрудниками Администрации и сотрудниками ИОГВ
При поступлении судебного документа в администрацию или в ИОГВ Ответственные лица за регистрацию входящего документа (сотрудники канцелярии, секретари, делопроизводители) должны осуществлять необходимые действия в соответствии с утвержденным регламентом обработки входящей документации, создают и регистрируют карточку входящего документа в подсистеме «Делопроизводство» CompanyMedia.
В результате документы в электронном виде направляются адресатам на рассмотрение (штатная работа системы CompanyMedia).
Адресаты (получатели - как правило, руководители ИОГВ или подразделений администрации), в случае поступления судебных документов, должны перенаправить их специалистам в юридическую службу. В некоторых подразделениях секретари руководителей (адресатов документов) имеют основания перевести документы напрямую специалистам юридической службы. Так или иначе, штатными средствами системы CompanyMedia документы, касающиеся судебных дел, должны поступить специалистам юридической службы ИОГВ или в государственно-правовой департамент администрации (ГПД).
Рис 1. Способ создания судебного дела из типовой карточки регистрации входящего документа, создается в виде запроса о создании судебного дела.
Специалист юридической службы ИОГВ или ГПД, получая входящий документ, являющийся исковым заявлением (документом-инициатором нового судебного дела), должен создать запрос на заведение нового судебного дела в системе, заполняя все необходимые реквизиты судебного дела. Графический образ документа основания может поступить вместе с пришедшим документом специалисту, в случае если в канцелярии произвели сканирование, либо сам юрист может произвести сканирование и прикрепление графического образа документа основания.
Регистрация карточек судебных дел
Рис 2. Возможность зарегистрировать новое судебное дело.
Уведомление с карточкой запроса на создание нового документа «Судебное дело» в обязательном порядке поступает на ознакомление ответственному юристу за регистрацию судебных дел.
Рис 3. Возможность передать судебное дело в другие подразделения.
Юрист ответственный за регистрацию дел, получив запрос, определяет, является ли эта карточка инициатором нового дела, если дело уникально регистрирует новое судебное дело.
Если такое дело уже заведено, юрист ответственный за регистрацию должен указать дела-дубли и запустить процедуру объединения
Объединение судебных дел в одно дело при заведении дублирующего в разных ИОГВ
Рис 4. Возможность объединить судебное дело если оно уже кем-то ранее было открыто.
Рис 5. Возможность перейти к картотеки судебных дел и поискать дела.
После регистрации нового судебного дела специалист ГПД получает уведомление о регистрации нового судебного дела. Он проверяет, существуют ли дела-дубли в других ИОГВ (он имеет возможность видить все судебные дела, заведенные в системе), в случае нахождения дублирующего дела, производит объединение дел.
В дальнейшем, специалист юридической службы ИОГВ или ГПД, получая входящий документ или резолюцию руководителя по входящему документу, соотнесенному к судебному делу, имеет возможность просмотреть документы по делу.
Формирование карточек документов дела в виде комплекта всех документов по делу
Рис 6. Возможность у юриста приобщить любой документ к судебному делу.
Рис 7.Возможность из карточки судебного дела создавать любые документы общего делопроизводства.
Специалист юридической службы ИОГВ или ГПД, получая или подготавливая входящий, исходящий, внутренний документ, а также поручения и резолюции, имеет возможность соотнести их с существующим судебным делом.
Работа над судебным делом ведется в рамках общего процесса документооборота с использованием штатных инструментов подсистемы «СМ-Делопроизводство». Документы (Входящие, Исходящие, Внутренние, Организационные и пр.) подсистемы «Делопроизводство» создаются непосредственно из судебного дела и хранятся в соответствующих базах типовой системы делопроизводства CompanyMedia, но при этом получают автоматическую привязку к соответствующему судебному делу, это позволяет видеть всю картину работы по документам судебных дел
Формирование карточек событий по судебному делу
Рис 8. Возможность создать событие по судебному делу.
По мере того, как в ходе работы по судебному делу происходят различные события (назначение судебного слушания, подача апелляций, вынесение решений или другие судебные действия), специалисты юридической службы ИОГВ, участвующих в деле, создают специальные документы-события, отражающие суть события и позволяющие указать ссылку на соответствующий документ судебного дела.
Просмотр документов Судебного дела в соответствии с правами доступа
По умолчанию пользователь имеет право работы с документами в подсистеме «Делопроизводство», доступ к которым устанавливается согласно типовым правилам разграничения доступов CompanyMedia «Делопроизводство».
Пользователи из различных ИОГВ, участвующих в одном судебном деле, получают доступ к карточке этого дела (на чтение и изменение карточки) и доступ на чтение ко всем документам в подсистеме «СМ-Делопроизводство», относящимся к этому делу, независимо от того, в каком ИОГВ они созданы.
Пользователи ГПД получают доступ на чтение и изменение к карточке дела и доступ на чтение ко всем документам в подсистеме «СМ-Делопроизводство», относящимся ко всем судебным делам, независимо от того, в каком ИОГВ они созданы.
Пользователи из ИОГВ, не участвующие в судебном деле, не имеют доступ к карточке судебного дела.
В зависимости от выполняемых функций специалисты юридических служб ИОГВ должны иметь соответствующие права для работы в системе.
- Роль [MainJurist] предоставляется сотрудниками имеющим доступ ко всем видам судебных дел.
- Роль [Registrator] предоставляется сотрудникам осуществляющим регистрацию судебных дел в ИОГВ.
- Роль [Jurist] предоставляется всем сотрудникам, работающим с судебными делами. Для сотрудников с данной ролью предусмотрена персонификация подмножества дел.
- Доступ ко всем документам в системе предоставляется пользователям с ролью [Supervisor].
Права доступа пользователей в части разграничения ролей определяются администратором системы.
Хранение хронологической информации по ведению дел.
Рис 9. Возможность видеть все документы в хронологии.
Рис 10. Возможность быстрого открытия вложенного образа документа.
Система удобно представляет перечень всех документов по судебному делу и всех движений в системе общего документооборота, включая создание проектов документов, всех циклов согласований документов, ознакомлений, наложение резолюций, поручений по документам, позволяет осуществлять просмотр хода судебного делопроизводства непосредственно из карточки судебного дела. а также в один клик открыть образы документов хранящихся в системе
Поиск документов по всем делам в соответствии с правами доступа
Рис 11. Возможность быстрого поиска судебного дела в рабочей области юриста.
Рис 12.Возможность полнотекстового поиска по всем документам судебного дела.
Система позволяет осуществлять поиск дела и отдельных документов по реквизитам заявителя (истца), ответчика, по аннотации дела, по номерам судебных дел, по датам. Результаты поиска выдаются пользователю в соответствии с имеющимся у него уровнем доступа к делам.
Представлены два варианта поиска:
- При открытии Базы данных «Рабочее место юриста» в рабочей области открывается навигация быстрого поиска судебных дел.
- При переходе к группе представлений «Мои судебные дела» по кнопке «Поиск» осуществляется полнотекстовый поиск по содержанию документов в системе и в подсистеме «СМ-Делопроизводство».
Предоставление обобщающей информации в виде отчетов для контролирующих органов
Рис 13. Возможность выбора построения отчета.
Рис 14. Возможность построения отчета по виду суда.
Рис 15. Возможность построения отчета по категории судебного дела.
Система позволяет формировать отчеты:
- «По видам судов» в отчет включается информация о суммарном количестве судебных дел за выбранный пользователем период в разбивке по видам судов.
- «По категориям дел» в отчет включается информация о суммарном количестве судебных дел за выбранный пользователем период в разбивке по категориям судебных дел.